In het bedrijfsleven is payroll een van de belangrijkste functies. Het is het proces van het registreren en betalen van werknemers voor het werk dat ze hebben gedaan. Payroll kan in eigen beheer of uitbesteed worden aan een derde partij. Er zijn veel voordelen aan het uitbesteden van de salarisadministratie.
De kosten van het uitvoeren van een salarisadministratie
Wanneer een onderneming besluit de eigen salarisadministratie op zich te nemen, brengt het een aantal kosten met zich mee. De eerste kost is de tijd die nodig is om de nodige procedures te leren en te implementeren. Ten tweede zijn er de doorlopende kosten voor het onderhoud van het systeem, inclusief software-updates, training van medewerkers en naleving van regelgeving. Dan zijn er nog de kosten die gepaard gaan met fouten, zoals foutieve betalingen en boetes van de overheid. Ten slotte zijn er de kosten die gepaard gaan met het uitbesteden van de loonadministratie, waaronder servicekosten en gemiste kansen doordat medewerkers tijd besteden aan administratieve taken in plaats van inkomstengenererend werk. In de meeste gevallen is het voordeliger om deze functie uit te besteden aan een gespecialiseerde aanbieder.
Tijdsbesparing
Tijdwinst kan aanzienlijk zijn bij het uitbesteden van de salarisadministratie. De kosten kunnen worden verlaagd door het elimineren van de noodzaak voor intern personeel om de uren, inhoudingen en betalingen van werknemers te verwerken en bij te houden. Er wordt ook tijd bespaard door verbeterde efficiëntie bij verwerking en betalingen.
Nauwkeurigheid
Werkgevers kiezen er vaak voor om hun salarisadministratie uit te besteden om tijd en geld te besparen. Maar is het uitbesteden van de salarisadministratie echt accuraat? En zijn de besparingen de potentiële risico’s waard?
Het lijdt geen twijfel dat het uitbesteden van salarisadministratie een grote tijdsbesparing kan zijn. Door de verantwoordelijkheid uit handen te geven aan een derde, kunnen werkgevers de rompslomp vermijden om het zelf te moeten doen. En aangezien de meeste uitbestede payrollproviders experts in het veld zijn, wordt het risico op het maken van fouten geminimaliseerd.
Er zijn echter enkele risico’s verbonden aan het uitbesteden van de salarisadministratie. Ten eerste kan het moeilijk zijn om te weten of de provider het goed doet. Bovendien, als er iets misgaat – bijvoorbeeld als het bedrijf plotseling failliet gaat – kunnen werkgevers zelf verantwoordelijk zijn voor het oplossen van de rommel.
Uiteindelijk hangt het af van de gekozen aanbieder of het uitbesteden van de salarisadministratie juist is.
Beveiliging: Is mijn vertrouwelijke informatie veilig bij een uitbesteder?
Als het gaat om de salarisadministratie, kiezen veel bedrijven ervoor om deze functie uit te besteden aan een derde partij. Dit kan een geweldige manier zijn om een deel van de last van uw eigen schouders te nemen, maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw vertrouwelijke informatie veilig is bij een uitbesteder. Hier zijn een paar tips voor het waarborgen van gegevensbeveiliging bij het werken met een uitbesteder:
1. Zorg ervoor dat de provider een sterk beveiligingsprotocol heeft. Dit moet maatregelen omvatten zoals firewalls, gegevensversleuteling en wachtwoordbeveiliging.
2. Vraag naar de ervaring van de aanbieder met gevoelige gegevens. Hoe vaak voeren ze beveiligingsaudits uit? Welke training krijgen hun medewerkers op het gebied van gegevensbeveiliging?
3. Vraag een kopie van het privacybeleid van de aanbieder aan.
Conclusie
Kortom, er zijn veel voordelen aan het uitbesteden van de salarisadministratie. Het is niet alleen kosteneffectiever, maar het is ook efficiënter en kan de workflow van uw bedrijf helpen verbeteren. Als u overweegt uw salarisadministratie uit te besteden, onderzoek dan alle beschikbare opties en kies degene die het beste bij uw behoeften past. Een goede optie is Actium.nl.